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| ARIZA-DIEGO |
| Colaborador | MONACO-LISANDRO |
| Titulo del Trabajo | “GESTIÓN POR PROCESOS …HACIA LA EFICIENCIA DE LA ORGANIZACIóN” |  VER |
| Abstract |
| El sistema de gestión en las organizaciones ha sufrido cambios a partir de buscar una optimización de recursos y una mejora operativa significativa La forma tradicional de la gestión funcional ha virado a la gestión por procesos en las organizaciones modernas El organigrama funcional representaba la estructura de la organización, definía los distintos departamentos con sus jefes y a su vez como era la estructura jerárquica o de mando, pero nada decía acerca del cliente Este tipo de gestión focalizaba su éxito en el resultado de cada departamento, en las tareas que allí se llevaban a cabo, en las personas que integraban los departamentos y principalmente en la capacidad propia de cada recurso Si algo salía mal la culpa era del empleado, que realizo mal su tarea, por lo tanto había que evaluar sus funciones, controlarlo de cerca, y si el rendimiento no era bueno finalmente se lo reemplazaba El trabajo que se realizaba dentro de cada departamento era propio del departamento y contribuía al producto final La eficacia de la organización se basa en la eficacia de cada departamento, lo cual no significa que todos los departamentos eran eficaces Otra característica de esta visión, es la autoridad derivada en el director del departamento como referente para resolver los problemas que surgen en la práctica La comunicación a nivel organización es vertical, el flujo del trabajo es vertical lo cual genera entre departamentos e internamente una gran burocracia Todas estas son características inherentes al modelo de gestión En las organizaciones modernas los organigramas se reemplazan por los mapas de procesos, ellos nos determinan no solamente como es la estructura de la empresa, sino también cual es la posición que tiene el cliente dentro de esa estructura Pensar en procesos es pensar en una secuencia lógica, de un conjunto de actividades y recursos, que al relacionarse entre sí generan valor En un proceso hay una interrelación de actividades que transforman elementos de entrada en elementos de salida los cuales deben satisfacer las necesidades y requerimientos del cliente Es característico de un proceso tener una misión clara, con objetivos definidos, tener límites, en otras palabras, comienzo y fin identificados y que se pueda repetir en el tiempo Es predecible ya que asegura que al seguir las actividades del proceso se obtienen los resultados esperados Son capaces de cruzar verticalmente y horizontalmente la organización Particularmente se refiere a metas y fines en vez de acciones y medios, un proceso responde a la pregunta "QUE", no al "COMO", esta última es respondida por un procedimiento que detalla como se ejecuta la actividad Dentro de un proceso se debe cumplir con el circulo de Deming o ciclo PHVA – planear, hacer lo planeado, verificar lo realizado y actuar en consecuencia volviendo a planificar las mejoras observadas y así continúa el ciclo generándose el ciclo de la mejora continua, virtud sustancial de todo proceso Otros requisitos que debe cumplir es tener asociado indicadores que permitan una valoración cuantitativa o cualitativa para llevar a cabo el control del mismo y un responsable que asegure su cumplimiento y eficacia En la Gestión por Procesos, se observa como consecuencia y en contrapartida a la gestión por jerarquías, que el proceso es el problema, se evalúa el proceso, se cambia el proceso, se controla el proceso, todos los empleados afectados al mismo proceso tienen el mismo objetivo, existe flexibilidad e innovación y se realizan solo las tareas que dan valor al proceso La comunicación es horizontal entre los distintos empleados y los problemas se resuelven directamente en la ejecución Los distintos procesos que se dan dentro de una organización pueden ser clasificados en tres grupos: los procesos estratégicos, que aseguran a largo plazo la razón de ser, los objetivos y desarrollan la visión y estrategia de la organización Los procesos de realización o centrales, que generan, desarrollan, venden y atienden las prestaciones requeridas por el mercado, gestionan las actividades que conducen a la entrega del producto o servicio al cliente interno o externo, de ellos depende la posibilidad de cumplir con las especificaciones y las expectativas Los procesos de apoyo, que son necesarios para hacer posibles o mantener los procesos estratégicos y de realización, producen los servicios que necesita la empresa pero no agregan valor al cliente Un Sistema de Gestión por Procesos implica comprender y cumplir con los requisitos, considerar los procesos en términos que aporten valor y los de toda la organización, obtener resultados de desempeño y eficacia del proceso, mejora continua en base a mediciones objetivas Finalmente estamos en condiciones de responder la pregunta: ¿por que gestionar por procesos? Porque las organizaciones son tan eficientes como lo son sus procesos Porque un proceso es medible, se traza su evolución y es factible de ser mejorado – Mejora continua Porque la organización es un fenómeno social, la comunicación y el compromiso de las personas que la conforman son contempladas a través de la ejecución de los procesos |
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